Aqui está minha estrutura de reunião para reuniões de kickoff.
À medida que você trabalha na estrutura da reunião, você deve atribuir responsabilidades ao seu cliente e à sua equipe. Após cada atribuição de tarefa, você deve perguntar à pessoa designada para a tarefa: “Quando você pode fazer isso?” O que eu normalmente faço é ter um calendário por perto e dou a eles um pouco mais de tempo do que eles sugerem.
Normalmente, o cliente está ansioso para agradar e às vezes é irreal.
Dê-lhes um pouco mais de tempo, se puder dispensá-lo. Eu gentilmente lembro aos clientes que, se a entrega estiver atrasada, todas as datas serão adiadas e normalmente cobraremos extra, a menos que seja dado um aviso prévio de 15 dias. É duro, mas mantém as pessoas responsáveis e, no final, torna-as clientes mais felizes porque o projeto está dentro do prazo.
Em geral, uma boa reunião inicial pode ser realizada em 2 horas.
Revisão de Escopo e Objetivo
Gosto de começar minha reunião inicial como uma declaração de tese em um artigo científico: declaro o objetivo principal do projeto e forneço um breve resumo. Quanto mais SMART for o objetivo principal , melhor. Por exemplo, dependendo da escala do projeto, pode até ser tão específico quanto: “O objetivo do projeto é direcionar tráfego para o formulário de contato do site e fazer com que os usuários o preencham”. Em seguida, reviso o escopo de trabalho que foi assinado pelo cliente.
Isso permite que você prepare o cenário e confirme o que você está construindo, enquanto atualiza todos sobre o que é o projeto.
Mecânico
Tire as informações do servidor, e-mail e análise do caminho com antecedência. Você não quer estar a duas semanas do lançamento e ter que configurar um servidor.
Técnico
Sua discussão técnica absolutamente tomará a maior parte do tempo. Esta parte define o projeto e você pode precisar de mais do que apenas meia folha de espaço, então tenha um pouco de papel de rascunho pronto.
Em última análise, você quer se afastar de três informações importantes com as quais todos devem concordar:
- Quais são os objetivos primários e secundários do projeto?
- O que queremos que as pessoas façam?
- Quais recursos o projeto terá para suportar esses objetivos?
Cópia e mídia
Conteúdo, imagens e rich media (como vídeos) é um assunto muito negligenciado nas reuniões de planejamento, mas é uma das coisas mais caras e demoradas para produzir, por isso deve ser abordado o mais rápido possível. Por exemplo, a maioria das empresas com as quais trabalho que produzem vídeo não o faz de forma rápida ou barata. Dê o pontapé inicial em qualquer produção de vídeo necessária, além de reforçar quem está comprando qualquer fotografia de estoque necessária ( estava no seu contrato, certo? ).
Estético
A aparência de um site é difícil de definir.
No início da minha carreira, a conversa geralmente era mais ou menos assim: “Como você imaginou a aparência do seu site?” Essa pergunta seria seguida pelo cliente mencionando cinco dos sites de seus concorrentes, todos os quais normalmente pareciam horríveis. Você é o profissional. Você sabe o que parece bom e o que não parece.
Em vez de fazer com que eles comecem e governem a conversa sobre a aparência do projeto do site, faça algumas perguntas sobre como eles querem que seu site seja e o estilo geral. Eles contrataram você para descobrir o resto.
Liberar
Quando e como um site será lançado parece uma coisa óbvia que você vai querer estabelecer o mais rápido possível. O “quando” geralmente é coberto pelo contrato, mas o “como” às vezes é esquecido.
Haverá um período de teste beta antes do lançamento? Que tal lançá-lo aos poucos para ganhar interesse e testar a carga em nossos servidores? Estas são algumas coisas a serem abordadas na reunião inicial.
Suporte e revisões
Essa é uma ótima discussão que pode gerar receita recorrente para sua empresa.
Como eles planejam atualizar o site após o lançamento? E se o servidor web travar? E quanto aos recursos adicionais?
O que acontece se uma grande ideia surgir no meio do projeto que exija aumentar o escopo original do trabalho, como lidamos com isso?
Marketing
Que tipo de materiais de marketing precisam ser preparados para este projeto? As contas de mídia social precisam ser configuradas? E os métodos tradicionais de marketing?
Alguma parte da campanha de marketing precisa de recursos do nosso departamento criativo? Quando e como esses esforços devem ser implementados?
Análise A essa altura, seu cliente (e você) provavelmente está exausto, mas é um bom exercício analisar rapidamente as entregas, prazos e um resumo dos principais pontos discutidos na reunião inicial.
